Para obter um atendimento online eficiente ao cliente é necessário o desenvolvimento de um modelo que ajude a analisar, definir e aperfeiçoar a interação com ele, a fim de melhorar os mecanismos de contato e oferecer uma experiência diferenciada ao usuário.

Não existem modelos prontos, cada empresa deve desenvolver uma abordagem consultiva que ofereça uma an  álise e que auxilie a equipe a avaliar o nível de qualidade do serviço oferecido e a satisfação do cliente. 

Veja algumas práticas que ajudam a realizar o atendimento de maneira orgânica e eficiente.

1. Seja educado e atencioso

Sempre que se fala em atendimento ao cliente esse é a regra básica. Seja calmo e escolha com atenção as palavras ao se dirigir ao seu cliente. Mesmo que ele esteja alterado por conta de algum problema tente fazer o atendimento da melhor maneira possível. Gentileza e educação deve ser a regra e não a exceção.

O que muita gente ainda não entendeu é que cliente bem atendido sempre volta. Mais importante, o bom atendimento ao cliente é responsável por reduzir drasticamente gastos, já que, ao resolver problemas e antecipar-se a eles desenrola o fluxo de sua operação, permitindo um foco maior em necessidades mais críticas, ou até mesmo diretamente no crescimento.

2. Responda rápido

 Assim que seu cliente enviar sua dúvida responda o mais breve possível. Se o atendimento online de sua empresa atende várias pessoas por dia e nem sempre pode dar a atenção devida, programe uma mensagem automática para responder de imediato.

É importante ter uma equipe proativa, que tenha em mente que ajudar o cliente e resolver seus problemas a todo custo é o objetivo central. Afinal, estamos desenvolvendo um relacionamento, e queremos que ele seja duradouro e próspero, certo?

Seja quem seu cliente espera que você seja: alguém com que ele possa contar com facilidade e rapidez.

3. Não dê ordens

Não mande seu cliente fazer algo, sugira a ele de forma educada que aquilo que você está sugerindo é o melhor caminho para resolver sua dúvida/problema. 

Utilize a linguagem do cliente para conversar com ele, isso não se trata somente de usar palavras corretas e uma boa gramática e, sim, se adequar ao tom de voz que mais se encaixa na situação.

Evite usar gírias ou expressões muito técnicas, não corte a pronúncia das palavras, seja claro e ouça o que o cliente tem para dizer.

4. Seja ativo

Se seu cliente entrou em contato é porque ele tem alguma dúvida ou problema, adiante-se na conversa e peça como pode ajudá-lo. Pense no atendimento como relacionamento com o cliente, isso ajuda a se colocar no lugar do seu cliente ao entender que é preciso criar um vínculo com ele, e não somente decorar um script que pode ou não resolver seus problemas.

5. Seja direto

Se seu cliente disse qual o problema e você sabe como resolver diga de imediato como ele deve agir para chegar até a solução, não dê voltas nem cite exemplos, apenas avalie o problema e vá direto para ao ponto principal.
Ao se comunicar com o cliente transmita segurança, clareza, objetividade e transparência. Dessa forma e com todos os pontos alinhados sua empresa terá a transparência necessária para se tornar confiável no que diz respeito ao bom atendimento ao cliente.